1. Verslag vergadering 14 mei 1998
Er zijn geen opmerkingen over de tekst van het verslag van de Werkgroep; evenmin zijn er opmerkingen over de brief van Larry d.d. 20 mei 1998.
Larry heeft Axwijk zelf nog niet aangesproken over de schuldsaneringsbriefjes, dat gebeurt komende week. Er waren 82 aanwezigen in de Nieuwe Stad op 12 mei; vooral uit de Grunder. Crediam was er niet, de Werkmaatschappij Zuidoost wel.
Vervanging voor de verbrande remspoel voor de buitenlift B moest uit Duitsland komen; dit duurde een tijd. Binnenkort worden de contracten met de liftfirma's herzien, opdat er snellere service geleverd worde. Saskia vindt dat er een excuusbrief aan de al die maanden gedupeerde en in onwetendheid verkerende bewoners moet komen.

2. Mededelingen
Larry Bath: de gesprekken voor een nieuw hoofd beheer zijn gaande. Waarschijnlijk komt er zeer binnenkort een tijdelijk hoofd beheer; hij of zij wordt dan rond september opgevolgd door een vaste kracht.

3. Afrekening servicekosten 1997
Wegens het ontbreken van een hoofd beheer voor Grubbehoeve, kunnen niet alle vragen direct beantwoord worden. Deze vragen worden schriftelijk beantwoord en op 8 juli verder besproken.
Er ligt nog steeds oud zeer van de vorige afrekening: nadat de afrekening 1996 in maart 1997 was doorgesproken met de Werkgroep, werd de afrekening zonder overleg verhoogd, nog wel wegens kosten uit 1995. Deze rekeningen zullen alsnog aan de Werkgroep toegestuurd worden.
Nieuw Amsterdam geeft teveel betaalde servicekosten ook aan vertrokken bewoners terug. Eventuele bij te betalen servicekosten worden in ieder geval niet alleen op de zittende bewoners betaald. Larry zal nog een toelichting sturen, waarin staat hoe omgegaan wordt met vorderingen op vertrokken bewoners.
Volgens de conceptafrekening 1997 worden de servicekosten omgeslagen over de 319 verhuurbare eenheden. Daarbij draaien de bewoners dan op voor de verwarming etc. van de flatwachtenruimte, de huismeesterruimte en de collectieve ruimten, die alle voor rekening van Nieuw Amsterdam horen te zijn. Er moet dus omgeslagen worden over 322 eenheden. Dit geldt ook voor de servicekosten die op een andere manier worden omgeslagen. Larry zal er op terugkomen.
De verlichting van de algemene ruimten blijkt in kilowattuur 9 % onder de begroting voor 1997 te liggen, maar in guldens 43 % boven de begroting. Larry zal uitzoeken wat hier aan de hand is; tevens zal hij een toelichting geven op de samenstelling van het bedrag (de zg. grote en kleine meters).
De exacte overeenkomst tussen begroting en afrekening voor de post reparatie trap/galerijverlichting is gelegen in de rekenmethode van Nieuw Amsterdam.
Formeel kan Nieuw Amsterdam de vraag of de beloofde flatwachtprestaties ook inderdaad geleverd zijn, bevestigend beantwoorden: uit de meldingsoverzichten van de opkomsten in Egeldonk blijkt dat er genoeg flatwachturen gemaakt zijn. Er bestaat echter bij iedereen grote twijfel over het werkelijkheidsgehalte van de overzichten: wat de flatwachten werkelijk doen nadat ze zich in Egeldonk gemeld hebben, is niet bekend. Ze blijken in de praktijk nogal eens te verdwijnen. Nieuw Amsterdam wil van de dienst Stadstoezicht een korting.
De geschiedenis van de flatwachten nogmaals in het kort: oorspronkelijk was er het VBB met flatwachten in Melkertbanen en de overhead (directie e.d.) in vaste dienst; het VBB hanteerde een tarief voor een flatwacht van f 9,50 per uur. Per 1 januari 1996 is het VBB bij de dienst Stadstoezicht gekomen, die voor elke toezichthouder een tarief van f 19,00 per uur hanteert. De bewoners bleven echter f 15,00 per maand betalen. Het verschil, in totaal f 1,3 miljoen, nam de gemeente Amsterdam voor zijn rekening. Dit bedrag wordt echter wel steeds minder. Om dat probleem op te lossen is er een onderzoek gestart hoe de kwaliteit omhoog en de kosten omlaag zouden kunnen. Een voorlopig rapport is in de Bewonersraad echter niet gunstig ontvangen. Een herhaling van dit gebeuren met Stida is uitgesloten: de eenmalige kosten komen uit de Urban-gelden, de structurele kosten betaalt Nieuw Amsterdam uit de pot voor bijzonder beheer tijdens de vernieuwing. Stida is dan ook tijdelijk.
De conceptafrekening 1997 bevat nog interne strijdigheden: een kruistelling die op nul zou moeten uitkomen levert -3304,68. Larry zal er naar kijken.
De post glasverzekering is gesplitst in een deel "algemene ruimten" en een deel "woning". Het deel "woning" is voor 100 % rekening bewoner, het deel "algemene ruimten" was altijd voor 50 % rekening bewoner. Er komt waarschijnlijk een gerechtelijke uitspraak die bepaalt dat het deel "algemene ruimten" helemaal rekening verhuurder is.
Er is meer warmwater verbruikt dan begroot en ook meer dan in 1996 verbruikt. Volgens de werkgroep komt dit omdat het warmwater vorig jaar heel vaak erg lauw was; dan zouden de bijbehorende kosten dus niet redelijk zijn. Een andere suggestie is dat kleine bedrijfjes in de huizen onevenredig veel water gebruiken (ook het gebruik van koud water doet het verbruikscijfer voor warmwater oplopen!), er zijn bijvoorbeeld wel eens enkele containers met rottend vlees in de vuilruimten aangetroffen. Larry zal het uitzoeken.

4. Begroting servicekosten 1999
In ieder geval voor 1999 wordt de systematiek voor het vaststellen van de voorschotten van de servicekosten veranderd: werden deze de laatste jaren opnieuw vastgesteld per 1 juli, zodat de verhoging van de servicekosten gelijk liep met de verhoging van de kale huur, nu worden de voorschotten opnieuw vastgesteld per 1 januari, zodat er weer twee huurverhogingen per jaar zijn. Dit heeft ook tot gevolg dat het overleg over de servicekostenbegroting 1999 in september 1998 zal plaatsvinden.
De kosten voor de huismeester, trap- en galerijverlichting en de glasverzekering worden tot op heden eerst voor alle flats op één hoop gegooid en daarna omgeslagen over alle flats. Zuinig omgaan met je flat wordt op deze manier nauwelijks beloond. Met ingang van 1999 worden deze posten op flatniveau afgerekend. Investeringen om de glasschade te beperken worden dus lonend. In dit verband zal Larry een overzicht sturen van de glasschade in Grubbehoeve van de laatste jaren.

5. Vervolg afspraken omtrent Stida en flatwachten
Wat betreft de bemoeienis met het flatteam van Stida, flatwachten en Nieuw Amsterdam, gaat de Werkgroep op het minimale niveau zitten (alleen kwartaalrapportages), maar incidenteel is overleg met het flatteam mogelijk. Volgens Saskia verandert per 22 juni de werkwijze van de dienst Stadstoezicht, waardoor de deelname van de flatwachten in een flatteam onzeker zou worden. Larry heeft echter van de flatwachtencoördinator Sennie Chan, de opvolger van Kees Koelstra, andere informatie.
Er ontstaat een discussie over hoe een samenlevingsopbouw binnen de flat tot stand moet komen. Basis hierin is een goed beheer door de verhuurder. Zonder dat kan Nieuw Amsterdam geen eisen aan zijn huurders stellen. Larry vindt dat er meer nodig is en dat je daarbij moet uitgaan van de problemen die de bewoners hebben. Pas als daar wat aan gedaan wordt, kan van hen betrokkenheid bij de woonomgeving verwacht worden. Dan kan je ook verwachten dat Nieuw Amsterdam niet meer wegkomt met het beheer dat nu geboden wordt. Blijft het probleem hoe de mensen te bereiken; een schriftelijke uitnodiging in de bus voor een vergadering spreekt lang niet iedereen aan. Het Stida-introductiefeest moet ook in dit kader gezien worden.
Henno denkt dat er best wel mensen zijn die dingen willen doen. Hij schetst een sociale kaart van Grubbehoeve. De geboden mogelijkheden moeten wel bij de mensen aansluiten. Met kennis van de flat kan je ook de probleemgevallen aanpakken. Larry merkt op dat zodra Grubbehoeve tot vernieuwingsflat is benoemd, een speciaal inplaatsingsbeleid mogelijk is. Het gaat er dan om welke sfeer we in de flat willen. We willen in ieder geval geen saai Gooioord worden.
Er worden diverse voorstellen gelanceerd om de f 60.000, die overbleven na het niet doorgaan van de extra vuilcontainerruimte aan het begin van de binnenstraat, te besteden: entreehallen opknappen, bewegwijzering en markering verbeteren, vloer binnenstraat toonbaar maken, een buitentrap tegenover de flatwachtenruimte aanbrengen (het oude plan van Ernst Detering moet nog ergens zijn; bovendien komen er steeds trappen vrij bij het slopen van flats), de Blauwe Zaal voor meer doeleinden bruikbaar maken, een bewaakte fietsenstalling, spiegels in alle liften. Het mag echter geen exploitatiekosten opleveren. Verder gaat het om het vaststellen van de hoogste prioriteit. De entree van de flat wordt toch wel belangrijk gevonden. Voor de uitvoering overlegt Nieuw Amsterdam met Henno.
Henno heeft voor de Werkgroep ook een opzetje voor een Stida-introductiefeest gemaakt. Diverse Grubbehoevenaren zouden buiten kunnen koken, anderen zouden voor de muziek kunnen zorgen. Er zouden kramen moeten komen waarin de diverse partijen (Nieuw Amsterdam, flatwachten, Bewonerswerkgroep, Stida) zich presenteren. Ook korte toespraken horen er bij. Het pronken met prominenten dient achterwege te blijven. De Bewonerswerkgroep trekt de organisatie en beheert het budget.

6. Rondvraag
"Is het mogelijk dat Nieuw Amsterdam bouwkundige voorziening treft om de kakkerlakkenoverlast te verminderen?" - Nu Maxforce is ingevoerd, is de kakkerlakkenoverlast verminderd. Bij de vernieuwing van Grubbehoeve zullen de verticale verwarmingsbuizen bijna allemaal verdwijnen, dan zal er dus ook minder kakkerlakkenverkeer tussen de woningen zijn. Nu doet Nieuw Amsterdam er dus niets aan.
Protecta rapporteert dat veel bewoners moeilijk te bereiken zijn. Protecta houdt zich echter niet aan zijn afspraken en heeft ook te maken met een vaak falend bellensysteem.
"Vlak na de oprichting van Nieuw Amsterdam kon je woning een opknapbeurt ter waarde van ƒ 1000 krijgen. Ik had echter toen huurschuld en werd overgeslagen. Toch ben ik geen slechte bewoner. Als ik nu na 24 jaar trouwe bewoning zou verhuizen krijgt de volgende bewoner wel een mooi nieuw keukenblok. Kan ik daar niet nu van profiteren?" - Dat is een erkend probleem. Kom straks maar even met me praten.
"Bij mij op de galerij verdwijnen de regenpijpen." Het schoonmaakploegje zegt ook regelmatig kapotte regenpijpen op het maaiveld aan te treffen. Vooral bij lift A. - Dat wordt uitgezocht.
"Etro heeft de balkonontruiming te laat bij mij gemeld. Ze zeggen ook niet dat ze de raamkozijnen gaan schilderen. Daardoor zijn er zaken onnodig op mijn balkon kapotgegaan." - Dat wordt met Etro opgenomen.
"Ik heb regelmatig nieuwe buren. Alle vertrekkers krijgen steeds weer een rekening voor het verwijderen van hetzelfde stukje zeil (dat dus gewoon blijft liggen)." - Dat kan natuurlijk niet en wordt uitgezocht. Het is nog niet duidelijk wat het beleid van Nieuw Amsterdam bij door bewoners aangebrachte verbeteringen wordt. De eis het geheel in de oude staat terug te brengen, is wel erg rigide. Het is echter voor Nieuw Amsterdam de makkelijkste methode. Als je die opgeeft krijg je meer subjectiviteit en loop je als verhuurder meer risico's omdat je de aangebrachte verbeteringen moet overnemen en onderhouden. Het nu gehanteerde beleid kan je omschrijven als "soepel, maar met mate".